Bild: DocVault Dokumentenverwaltung DMS ohne Cloudzwang, schlank, schnell und für jedermann.
Kennen Sie das? Sie suchen eine Rechnung vom letzten Februar. Sie wissen, dass sie irgendwo auf dem PC liegt. Vielleicht im Ordner „Rechnungen 2024". Oder war es „Buchhaltung"? Oder doch im Downloads-Ordner, weil Sie die Datei nie richtig abgelegt haben?
Zwanzig Minuten später haben Sie den halben Explorer durchsucht, drei Ordner geöffnet, die nichts mit der Sache zu tun haben, und sich geschworen: „Dieses Jahr mache ich endlich Ordnung." Bis zum nächsten Mal.
Genau für dieses Problem haben wir DocVault entwickelt.
Was ist DocVault?
DocVault ist ein Dokumenten-Management-System für Windows. Aber nicht so eines, das einen eigenen Server braucht, eine IT-Abteilung voraussetzt und monatlich Geld kostet. Sondern eines, das Sie entpacken, starten und sofort nutzen können.
Alles läuft lokal auf Ihrem PC. Keine Cloud, kein Benutzerkonto, kein Abo. Eine EXE-Datei, ein Datenordner, fertig.
DocVault kann drei Dinge richtig gut: Dokumente scannen und digitalisieren, Dateien aller Art importieren und verwalten, und alles blitzschnell per Volltextsuche wiederfinden.
Bild: Flexible Suchindex-Einstellungen...
Raus aus der Cloud – rein in die eigene Hand
Cloud-Speicher sind praktisch. Bis der Anbieter seinen Tarif ändert. Oder seinen Dienst einstellt. Oder Ihre Daten auf einem Server liegen, von dem Sie nicht einmal wissen, in welchem Land er steht.
Für viele Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine Büros ist die Cloud schlicht überdimensioniert. Sie brauchen keinen SharePoint für mindestens 25.- Franken pro Benutzer und Monat, um Rechnungen, Verträge und Lieferscheine zu organisieren.
DocVault speichert alles in einer lokalen SQLite-Datenbank. Ihre Dokumente bleiben auf Ihrem Rechner. Punkt. Keine Internetverbindung nötig, keine Login-Seiten, keine Sorge, dass ein Dritter Zugriff auf Ihre Geschäftsunterlagen hat.
Und wenn Sie doch auf mehreren Geräten arbeiten? Legen Sie den Datenordner einfach in einen Dropbox- oder OneDrive-Ordner. So bestimmen Sie selbst, was synchronisiert wird. DocVault löst dabei sogar Synchronisationskonflikte automatisch auf.
Scannen, erkennen, finden
Der Stapel Papier auf dem Schreibtisch – Rechnungen, Quittungen, Policen, Korrespondenz – wird mit DocVault in Minuten digital. DocVault arbeitet mit der kostenlosen Scanner-Software NAPS2 zusammen und unterstützt sowohl Einzugsscanner (ADF) als auch Flachbettscanner.
Beim Einzugsscanner legen Sie den ganzen Stapel ein. DocVault scannt alle Seiten in einem Durchgang.
Beim Flachbettscanner legen Sie die Blätter einzeln auf. DocVault sammelt Seite für Seite und führt am Ende alles zu einem mehrseitigen Dokument zusammen. So einfach, wie es klingt.
Während des Scannens erkennt die integrierte OCR-Texterkennung automatisch den Inhalt. Das bedeutet: Jedes gescannte Dokument ist sofort per Volltextsuche auffindbar. „Rechnung Meier März 2024" eintippen – Ergebnis in Sekundenbruchteilen.
Bild: Scaner-Einstellungen mit super Unterstützung dank professionellem NAPS2-Modul
Nicht nur PDFs – praktisch jedes Dateiformat
DocVault ist kein reiner PDF-Verwalter. Sie können Dateien aller Art importieren: Office-Dokumente, E-Mails, CAD-Dateien, Bilder, Archive, Textdateien und vieles mehr. DocVault erkennt den Dateityp automatisch, extrahiert den Text und macht ihn durchsuchbar.
Was DocVault besonders macht, ist das Plugin-System. Sechs Plugins werden mitgeliefert und decken eine beeindruckende Bandbreite ab:
Word, Excel und PowerPoint – Text und Metadaten werden direkt aus den Dateien gelesen. OpenDocument-Formate wie ODT und ODS – für alle, die mit LibreOffice arbeiten. E-Mails im EML-Format – Absender, Betreff und Inhalt werden extrahiert. ZIP-Archive – DocVault schaut hinein und listet den Inhalt auf. CAD-Dateien in den Formaten STEP und IGES – die technischen Metadaten werden ausgelesen. HTML-Dateien und über 30 Textformate wie CSV, JSON, Markdown, Python, SQL und viele mehr.
Und wenn Ihr spezielles Dateiformat nicht dabei ist? Plugins sind einfache Python-Dateien. Jemand mit Programmierkenntnissen erstellt ein neues Plugin in weniger als einer Stunde. Datei in den plugins-Ordner legen, DocVault neu starten – fertig. Kein Installer, kein Registrierungsvorgang.
Bild: Verfügbare Plugins. Die Liste wird konstant erweitert.
Ordnung, die von alleine entsteht
Importierte Dokumente werden nicht einfach in einen Topf geworfen. DocVault kategorisiert neue Dokumente automatisch anhand ihres Inhalts. Steht „Rechnung" im Text, landet das Dokument in der Kategorie „Rechnung". Steht „Mietvertrag" drin, wird es als Vertrag eingeordnet.
Sie können die Kategorien frei anpassen, eigene erstellen und mit Schlüsselwörtern versehen. Drag & Drop zum Umorganisieren, Tags für zusätzliche Schlagworte, Favoriten für häufig benötigte Dokumente – alles da, alles einfach.
Die Volltextsuche durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern den gesamten extrahierten Text jedes Dokuments. Über 430 Stoppwörter in Deutsch und Englisch werden gefiltert, Umlaute werden normalisiert, und ein eingebautes Synonymsystem sorgt dafür, dass Sie auch finden, was Sie suchen, wenn Sie „Auto" statt „Fahrzeug" eingeben.
Kostenlos. Wirklich.
DocVault ist kostenlos und spendenfinanziert. Keine Testversion mit künstlichen Einschränkungen, kein „Upgrade für die Pro-Version", keine Funktionen hinter einer Bezahlschranke. Sie bekommen vom ersten Tag an das komplette Programm mit allen Funktionen.
Warum? Weil wir bei CADTEC seit fast 40 Jahren mit kleinen und mittleren Betrieben zusammenarbeiten. Wir wissen, dass nicht jede Schreinerei, nicht jedes Planungsbüro und nicht jeder Freiberufler das Budget für ein Enterprise-DMS hat. Aber jeder verdient eine ordentliche Dokumentenverwaltung.
Wenn Ihnen DocVault im Alltag hilft, freuen wir uns über eine Spende. Jeder Beitrag – egal wie gross oder klein – fliesst direkt in die Weiterentwicklung und den Support. Kein Druck, kein schlechtes Gewissen.
Spenden können Sie unkompliziert über unseren Webshop...
Für wen ist DocVault?
Für den Elektriker, der seine Rapporte und Rechnungen digitalisieren will. Für die Treuhänderin, die Steuerunterlagen ihrer Kunden verwaltet. Für das Architekturbüro, das Pläne, Korrespondenz und Baubewilligungen an einem Ort braucht. Für den Garagisten, der Werkstattaufträge und Lieferscheine sucht. Für jeden, der Papierstapel satt hat und seine Dokumente in Sekunden wiederfinden will.
Ohne Server. Ohne Cloud. Ohne IT-Studium.
Jetzt ausprobieren
DocVault ist ab sofort verfügbar. Entpacken, starten, loslegen. Sie haben nichts zu verlieren – ausser vielleicht den Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch.
Download und Spende...
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